Dit Huishoudelijk Reglement (HHR) is vastgesteld op de Bijzondere Ledenvergadering op 20-11-2007
met wijzigingen dd 18-03-2008 (ALV) en 20-01-2009 (ALV)
===================================
ARTIKEL 1. BESTUUR
a. Bij de samenstelling en omvang van het Bestuur wordt uitgegaan van het bepaalde in artikel 12 van de Statuten van de HBSV Urbanus.
b. De voorzitter, bij diens afwezigheid de vice-voorzitter, is belast met de leiding van de vergaderingen van het Bestuur.
c. De penningmeester is belast met de inning, de financiële administratie en het beheer der gelden.
d. Het secretariaat is belast met de notulering van de vergaderingen, voert de correspondentie en houdt de algemene- en ledenadministratie bij.
e. Het Bestuur zal zich voor het uitvoeren van deeltaken laten assisteren door Commissies. Deze Commissies kunnen zowel een permanent als tijdelijk karakter hebben. Commissieleden worden steeds door het Bestuur benoemd.
f. Een besluit genomen door het Bestuur geschiedt altijd met meerderheid van stemmen. Om te stemmen dient minstens de helft +1 van het aantal Bestuursleden aanwezig te zijn. Bij staken der stemmen wordt het voorstel/besluit als niet aangenomen beschouwd.
ARTIKEL 2. COMMISSIES ALGEMEEN.
a. Commissieleden hebben het recht kandidaat-commissieleden voor te dragen bij het Bestuur.
b. Commissies zijn alleen aan het Bestuur verantwoording verschuldigd.
c. De activiteiten van de Commissies behoeven de goedkeuring van het Bestuur.
d. Commissies zullen gehouden zijn tot het uitvoeren van Bestuursbeslissingen.
e. Waar nodig zal het Bestuur lid/leden van commissie voor afstemming of verantwoording uitnodigen bij bestuursvergaderingen.
ARTIKEL 3. COMMISSIES-PERMANENT.
a. De Technische Commissie (TC) heeft o.a. tot taak:
- afwikkeling van de competitie van alle teams;
- het in samenwerking met de trainersstaf verantwoordelijk zijn voor de teamindeling en trainingsplanning;
- het versturen van uitnodigingen voor wedstrijden en toernooien;
- het organiseren van toernooien en andere activiteiten;
- het verzorgen van het materiaal.
b. De Jeugd Commissie (JC) heeft o.a. tot taak:
- afwikkeling van de competitie van de jeugdteams;
- de opvang en begeleiding van de jeugd;
- in samenwerking met de trainersstaf verantwoordelijk zijn voor de teamindeling en trainingsplanning van de jeugdteams;
- het organiseren van jeugdtoernooien en aanverwante activiteiten;
- het onderhouden van het contact met de ouders.
c. De kantine Commissie (KC) heeft o.a. tot taak:
- de voorzitter van de kantinecommissie, in bezit van de juiste horeca diploma’s, is verantwoordelijk voor de bezetting van de kantine en de aansturing van de kantinemedewerkers;
- bezetting van de kantine tijdens wedstrijden met minimaal één vast commissielid;
- zorg dragen voor een effectieve en hygiënische bedrijfsvoering van de kantine;
- beheer van de kantinekas, onder toezicht van de penningmeester;
- voorraadbeheer van de kantinegoederen.
ARTIKEL 4. VERGADERINGEN.
a. Jaarlijks wordt een Algemene Ledenvergadering bijeengeroepen.
b. Bijzondere Ledenvergaderingen worden bijgeroepen zo dikwijls als het Bestuur dat wenselijk acht of wanneer minimaal 1/10 (eentiende) van het aantal stemgerechtigde leden de Vereniging daartoe verplichten.
c. De oproeping tot de Algemene- of Bijzondere Ledenvergadering dient tenminste 10 (tien) dagen voor de vergadering te worden gedaan met opgave van de te behandelen agendapunten.
d. Het Bestuur en Commissies vergaderen zo dikwijls als het hun nodig voorkomt.
e. Voorstellen van leden kunnen ter vergadering schriftelijk worden ingediend en behandeld, tenzij het Bestuur anders beslist.
f. Een Bestuursbesluit wordt met meerderheid der uitgebrachte stemmen genomen. Bij staking van stemmen wordt stem van de voorzitter onthouden.
ARTIKEL 5. VERKIEZING BESTUUR/STEMMING.
a. Het Bestuur bestaat uit minimaal 3 personen welke worden benoemd door de algemene of een bijzondere ledenvergadering zoals bepaald in artikel 12 van de Statuten.
b. De voorzitter wordt door de algemene of bijzondere ledenvergadering in functie gekozen, het bestuur wijst uit zijn midden een secretaris en penningmeester aan.
c. Ieder der Bestuursleden is na een zittingsperiode van 3 (drie) Verenigingsjaren volgens rooster aftredend, doch kan zich herkiesbaar stellen. Het daartoe geldende rouleerschema wordt door het secretariaat bijgehouden.
d. De namen van door het Bestuur naar voren te dragen kandidaat-bestuursleden dienen minimaal 10 (tien) dagen voor de vergadering te worden bekendgemaakt. De namen van de door de leden naar voren te dragen kandidaat-bestuursleden dienen minimaal 24 uur voor aanvang van de vergadering bij het secretariaat te worden bekendgemaakt.
e. Hij/zij, die de volstrekte meerderheid der geldige stemmen op zich heeft verenigd, is gekozen. Wordt bij de eerste stemming geen directe meerderheid verkregen, dan geldt het bepaalde in artikel 20 lid 5 van de Statuten.
f. Stemmen geschiedt mondeling en besluiten worden slechts met meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen wordt een voorstel geacht te zijn verworpen.
ARTIKEL 6. FINANCIËN.
a. In de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering wordt een Commissie van minimaal 2 (twee) en maximaal 3 (drie) leden benoemd, belast met de controle van de jaarrekening en de balans. Vorenbedoelde Commissie onderzoekt, eventueel bijgestaan door een ter zake kundige, de financiële bescheiden van de penningmeester en brengt de Algemene Ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen.
b. Volgens een door het secretariaat bij te houden rouleerschema zal ieder jaar in principe niet meer dan 1 (een) lid mogen worden vervangen door een nieuw lid, te benoemen door de Algemene Ledenvergadering.
ARTIKEL 7. LIDMAATSCHAP.
a. Aanvragen voor het lidmaatschap dienen, door middel van een ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier, te worden gedaan bij het secretariaat van de Vereniging. Jeugdleden kunnen uitsluitend door hun wettelijke vertegenwoordiger(s) als lid worden aan- of afgemeld.
b. Nieuwe leden zijn speelgerechtigd na hun aanmelding bij en bevestiging door de KNBSB op aangeven van het secretariaat.
c. Elk lid, of zijn wettelijke vertegenwoordiger, dat voor zijn lidmaatschap wenst te bedanken of overschrijving naar een andere Vereniging wenst, is verplicht daarvan uiterlijk 31 oktober van het lopende Verenigingsjaar schriftelijk kennis te geven aan het secretariaat.
d. Door verkrijging van het lidmaatschap van de Vereniging wordt men tevens lid van de KNBSB waarbij Urbanus is aangesloten. De leden zijn verplicht zich te onderwerpen aan de Statuten en reglementen van voornoemde Bond. Het Bestuur is bevoegd aan die Bond alle gevraagde inlichtingen omtrent de leden te verstrekken voor zover dit noodzakelijk is voor de goede bedrijfsvoering van de Vereniging en/of de Bond.
e. Ten aanzien van de ontzetting, opzegging of schorsing van leden of hun lidmaatschap door het Bestuur wordt verwezen naar de artikelen 8 en 9 van de Statuten.
f. Dit Reglement verstaat onder Leden van de Vereniging diegenen die bij het secretariaat als zodanig staan ingeschreven en die door het secretariaat als zodanig zijn aangemeld bij de KNBSB, alsmede ere-leden en niet spelende leden. Dit zijn tevens de stemgerechtigde leden met dien verstande dat minderjarige leden niet zelf mogen stemmen maar dat dit door hun wettelijke vertegenwoordiger dient te worden gedaan. Ieder lid heeft één stem.
ARTIKEL 8. CONTRIBUTIE, ALGEMENE BIJDRAGE, REISKOSTEN & BOETES
a. De contributie en/of de verhoging daarvan, met uitzondering van de jaarlijkse verhoging van de contributie met het indexcijfer als genoemd in artikel 8c van dit Reglement, wordt ieder jaar voor aanvang van het nieuwe Verenigingsjaar na een daartoe ingediend voorstel door het Bestuur, vastgesteld in de jaarlijkse Algemene of Bijzondere Ledenvergadering. Het voorstel hiertoe kan door die vergadering, uitsluitend met meerderheid van stemmen, worden aangenomen.
b. De bondsafdracht aan de KNBSB is een vast onderdeel van de Verenigingscontributie.
c. De Verenigingscontributie verminderd met de bondsafdracht wordt jaarlijks, voor aanvang van het komende Verenigingsjaar, door de penningmeester geïndexeerd middels het consumentenprijsindexcijfer van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) geldend voor het lopende Verenigingsjaar.
d. Betaling van de contributie voor het nieuwe speelseizoen dient te geschieden voor 01 mei van het lopende Verenigingsjaar.
e. Indien na 01 mei de contributie voor het lopende Verenigingsjaar nog niet geheel is voldaan, behoudt het Bestuur zich het recht voor het betreffende lid het spelen te ontzeggen en bij herhaling van het niet tijdig betalen het lidmaatschap op te zeggen.
f. In overleg met en met instemming van het Bestuur is een betalingsregeling mogelijk. Een aanvraag hiertoe dient schriftelijk te worden ingediend bij de penningmeester. De verschuldigde contributie dient echter altijd in geheel te worden voldaan.
g. Het Verenigingsjaar loopt van 1 november tot en met 31 oktober.
h. Bij toetreding als lid na aanvang van het lopende Verenigingsjaar is een gedeelte van de jaarlijkse contributie verschuldigd, welk bedrag in overleg met de penningmeester wordt vastgesteld.
i. Bij tussentijdse opzegging, schorsing of royement wordt geen restitutie van de betaalde contributie verstrekt. Nog verschuldigde contributie en boetes dienen per omgaande te worden betaald. Het Bestuur heeft de bevoegdheid om in bijzondere gevallen hiervan af te wijken.
j. Naast de contributie wordt jaarlijks per lid en gemaximaliseerd per gezin een algemene bijdrage gevraagd welke middels het uitvoeren van verenigingstaken terugverdiend kan worden. De omvang van deze bijdrage en/of de verhoging hiervan wordt ieder jaar vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op voorstel van het Bestuur.
Het terugverdienen van de deze algemene bijdrage geschiedt middels een puntensysteem. Alleen bij 10 behaalde punten bij een van de onderstaande voorbeelden wordt de algemene bijdrage teruggegeven.
In overleg met de voorzitters van de commissies wordt jaarlijks een lijst opgesteld met leden die in aanmerking komen voor teruggave van de algemene bijdrage welke door het bestuur wordt goedgekeurd.
Voorbeelden voor verkrijgen van punten (niet limitatief):
- Bestuursleden, vaste commissieleden, coaches, trainers, kantinebeheerder(s), redacteur van "De Werper": 10 punten
- Scheidsrechters: jeugdwedstrijden 1 punt, seniorenwedstrijden 2 punten per wedstrijd
- Kantinecommissie: 2 punten per verrichte dienst, dit geldt NIET voor de ouders die tijdens thuiswedstrijden de kantinedienst helpen.
- Onderhoudswerkzaamheden: 5 punten per ½ dag
k. Naast de contributie wordt jaarlijks per jeugdlid een bijdrage voor de reiskosten gevraagd welke na het seizoen, door de coaches van de betreffende jeugdteams, evenredig wordt verdeeld over de ouders die voor vervoer hebben gezorgd. De omvang van deze bijdrage en/of de verhoging hiervan wordt ieder jaar vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op voorstel van het Bestuur.
l. Indien door de bond persoonlijke of teamboetes opgelegd worden, worden deze verhaald op de betrokken leden. Uitgangspunten daarbij zijn:
- Het bestuur bepaalt per geval of de boetes verhaald dienen te worden waarbij gekeken wordt naar mogelijk verzachtende omstandigheden, mede op aangeven van het beboete lid/team;
- Administratieve boetes worden in principe niet verhaald;
- Persoonlijke boetes worden te allen tijde verhaald op het betrokken lid tenzij het bestuur hier anders over beslist;
- Teamboetes worden verhaald op ieder teamlid voor een evenredig deel, het besluit hierover zal via de coach(es) bekend gemaakt worden;
- Ieder lid/team kan tegen een opgelegde boete bezwaar aantekenen bij het bestuur met opgave van reden. In de eerstvolgende bestuursvergadering zal dit bezwaar aan de orde komen waarna het lid/team z.s.m. op de hoogte gebracht zal worden van de uitkomst.
- Het terugbetalen van de boete aan de vereniging dient voor het einde van het seizoen te gebeuren. Bij uitblijven van betaling wordt betrokken lid/leden een speelverbod opgelegd tot het volledige bedrag is betaald.
Zie tevens artikel 8 lid i. - Bij opzegging van het lidmaatschap dienen alle nog uitstaande boetes per omgaande te worden betaald.
ARTIKEL 9. KLEDING VOORSCHRIFT.
a. Alle competitiespelende leden zijn verplicht in het Urbanus-tenue te spelen, indien zij uitkomen in Verenigingvertegenwoordigende wedstrijden.
b. Het Bestuur kan maatregelen uitvaardigen, indien leden zich niet houden aan het in artikel 9a van dit Reglement gestelde, deze maatregelen worden, na hoor en wederhoor, vastgesteld.
c. Mocht het genoemde in art. 9a van dit Reglement in strijd zijn met de door de KNBSB gegeven kledingvoorschriften, dan zijn spelers gebonden de kledingvoorschriften van de KNBSB te volgen.
ARTIKEL 10. ALGEMENE BEPALINGEN.
a. Het Bestuur kan ordemaatregelen uitvaardigen, welke tijdig bekend worden gemaakt middels publicaties daarvan in de Verenigingskantine, het Verenigingsblad “de Werper” en/of de internetsite van de Vereniging. Niet nakoming van deze maatregelen stelt het nalatige lid bloot aan schorsing of royement
b. De leden dienen al datgene na te laten wat letsel kan veroorzaken aan personen, schade kan veroorzaken aan gebouwen en inventaris van de Vereniging en/of anderen, eigendommen van de Vereniging en/of anderen of zaken van derden en/of al datgene, wat redelijkerwijs van hen mag worden verwacht, te doen wat schade en/of letsel kan voorkomen.
c. De Leden van de vereniging gedragen zich met respect tegenover elkaar en bezoekers van de vereniging en gaan met eerbied om met eigen en andermans eigendommen.
d. Het Bestuur kan te allen tijde zich op ieder gebied laten informeren en/of bijstaan door derden.
e. In de kantine, kleedkamers, dugouts en andere gebouwen en/of opstallen van de Vereniging geldt een algemeen rookverbod. Voor speciale gelegenheden kan een middels een Bestuursbesluit het rookverbod voor de kantine tijdelijk op geschort worden.
f. De statuten van de vereniging zijn leidend. Dit Reglement moet gezien worden als een nadere invulling hiervan. In gevallen waarin zowel de Statuten als dit Reglement niet voorzien beslist het Bestuur.
g. Degenen, die geïnteresseerd zijn in de Statuten van de HBSV Urbanus, kunnen deze in kopie opvragen bij het secretariaat.
h. Dit reglement treedt in werking onmiddellijk na aanname daarvan door de Algemene, of Bijzondere Ledenvergadering aan welke het is voorgelegd.
i. Wijzigingen in dit Reglement kan door ieder lid schriftelijk worden voorgesteld aan het Bestuur. Indien het Bestuur dit voorstel bij meerderheid goedkeurt wordt het aan de eerstvolgende Algemene of Bijzondere Ledenvergadering ter goed- of afkeuring voorgelegd
j. Daar waar in dit Reglement de mannelijke vorm wordt gebezigd kan de vrouwelijke vorm daarvoor in de plaats worden gelezen.
